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高雄市政府社會局檔案檢調作業實施注意事項
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高雄市政府社會局檔案檢調作業實施注意事項
高雄市政府社會局檔案檢調作業實施注意事項
101年5月16日高市社秘字第10134570900號訂定
103年5月8日高市社秘字第10333925100號函修正
一、為辦理檔案檢調作業,提升檔案管理效能,訂定本注意事項。
二、借調檔案以與承辦業務有關者為限,並應填具調案單經業務承辦單位主管核准。但屬國家
機密者,除辦理該機密事項業務者外,應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員書面
授權或核准。
因業務需要,借調非主管案件時,應送會業務承辦單位主管同意,或簽請本局權責長官核
准。
三、他機關借調檔案,應備函載明目的提出申請,由本局業務承辦單位評估並簽請權責長官核
准後,向檔案管理單位辦理調卷。
四、依法有權調閱之機關,調用檔案時,應備函載明法律依據、調用目的及調用期間,由本局
業務承辦單位簽請權責長官核准後,向檔案管理單位辦理調卷外借,並負該檔案歸還及稽
催責任。
五、他機關借調機密檔案應以書面註明借調期間、承辦單位名稱、承辦人員姓名及有關聯絡資
料;若屬依法調用機密檔案時,應備函載明法律依據及調用目的、調用期間、承辦單位名
稱、承辦人姓名及有關聯絡資料;經該機密檔案核定機關權責長官核准後,始得提供。
六、他機關依規定借調或依法調用機密檔案時,本局業務承辦單位應以書面告知該機密檔案之
機密等級及保密義務。
七、申請借調檔案時,應以案件或案卷為申請單位,並由調案人填具調案單應載事項,經承辦
單位主管或本局權責長官核准後,送檔案管理單位調取。
八、檔案管理人員應依核准之調案單妥速檢取檔案,所調檔案以提供複製品為原則,以避免原
件損壞,用畢後,應即歸還。
如需借調之原稿檔案已裝訂成卷且無法拆開時,得整卷借出,並於調案單註記件數或卷數
、頁數及應歸還日期後,交予調案人逐件清點簽收。
九、借調或調用之檔案如已調出使用,檔案管理人員應告知調案單位;其有必要時,得通知前
調案人儘速歸還。
調出之檔案如有公務急用時,亦得隨時催還。
十、借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失或缺頁、轉借、轉抄或非法提供他人閱覽、拆散
、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。
借調或調用之檔案如有前項情事,檔案管理人員應於調案單上載明事由及協調權責單位查
明責任,依規定簽報議處;其涉及法律責任者,並應依法處理。
十一、業務單位或他機關借調檔案應於十四日內歸還,屆期仍有繼續使用之必要者,應申請展
期並經單位主管或借調非主管業務檔案之單位主管或權責長官核准,知會檔案管理單位
後,始得為之,且每次展期以十四日為限。
前項展期次數超過三次,仍需使用檔案者,應先行歸還檔案後,再依規定辦理借調。
機密檔案借調及展期期間最長以七日為限;歸還時,調案人應於專用封套上密封簽章並
加註歸還日期。
他機關依法調用之檔案,借用期間則以其來函核准日期為限。
因案情特殊或業務需要,經載明借調期間專案簽請本局權責長官核准者,其借調期間不
受一至三項規定之限制。
十二、借調檔案已逾期限且未辦理展期者,檔案管理人員應辦理稽催,經洽催三次仍不歸還時
,應簽請本局權責長官處理,嚴重時得簽請處分。
十三、檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細查檢,如有缺頁或缺件者,應即退回予調案人補全
;查檢無誤後,始於調案單上註記歸還日期。
十四、調、離職人員如有借調檔案,應全部歸還,不得轉借;但屬依法調用或機關借調且未逾
借調期限者,應依相關規定列為職務移交事項。
十五、本注意事項經簽奉核准後實施,如有未盡事宜得隨時簽請修正。
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